Chính sách kiểm đếm

Chính sách kiểm đếm được áp dụng đối với các dịch vụ mua hộ, nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa Trung Quốc – Việt Nam do Chính Ngạch Pro cung cấp. 

Quy trình kiểm đếm chuyên nghiệp xây dựng theo tiêu chí chính xác – minh bạch – dễ đối soát nhằm hỗ trợ khách hàng xác minh tình trạng hàng hóa tại kho Trung Quốc trước khi tiến hành vận chuyển về Việt Nam, hạn chế rủi ro thiếu hàng, giao nhầm hoặc sai quy cách đóng gói. 

Nguyên tắc kiểm đếm chung

Chính Ngạch Pro thực hiện kiểm đếm hàng hóa theo quy trình tiêu chuẩn của hải quan Việt Nam, đảm bảo hàng thực tế đúng với đơn hàng và chứng từ đi kèm trước khi hàng được thông quan hoặc bàn giao cho khách hàng.

Chính Ngạch Pro kiểm đếm hàng hóa dựa trên các nguyên tắc sau:

• Đúng số lượng: Kiểm tra số lượng kiện hàng, số sản phẩm theo đơn hàng hoặc phiếu giao hàng của nhà cung cấp.
• Chuẩn chủng loại: Đối chiếu tên sản phẩm, mã hàng, màu sắc, kích thước và các thông tin nhận diện theo yêu cầu của khách hàng.
• Đủ chứng từ: Đối chiếu và kiểm tra đầy đủ chứng từ như Invoice, Packing List, vận đơn và hồ sơ cần thiết cho xuất nhập khẩu Trung Quốc – Việt Nam 
• Đúng hiện trạng: Kiểm tra ngoại quan hàng hóa và bao bì, ghi nhận đầy đủ các dấu hiệu rách, móp, vỡ hoặc hư hỏng. 
• Đúng quy trình: Chỉ thực hiện kiểm tra trong phạm vi dịch vụ kiểm đếm, không tự ý mở niêm phong hoặc kiểm tra bên trong sản phẩm nếu không có yêu cầu. 
• Chuẩn kết quả: Ghi nhận kết quả kiểm đếm trung thực, khách quan theo tình trạng thực tế của hàng hóa tại thời điểm hàng đến kho. 

Quy trình kiểm đếm xác định rõ trách nhiệm giữa nhà cung cấp, Chính Ngạch Pro và khách hàng trong trường hợp phát sinh thiếu hụt hoặc sai lệch hàng hóa.

Dịch vụ kiểm đếm không đồng nghĩa với việc kiểm định chất lượng, xác minh hàng chính hãng hoặc đánh giá khả năng sử dụng của sản phẩm.

Quy trình kiểm đếm chi tiết

Để đảm bảo độ chính xác trong từng đơn hàng, Chính Ngạch Pro triển khai kiểm đếm tại nhiều giai đoạn của quá trình vận chuyển. 

Kiểm đếm trước khi xuất hàng từ Trung Quốc

Sau khi hàng được giao đến kho tại Trung Quốc, đội ngũ vận hành sẽ tiến hành kiểm tra thông tin hàng hóa dựa trên danh sách khách hàng đã xác nhận với nhà cung cấp.

Trong trường hợp phát hiện thiếu số lượng, sai mẫu mã, nhầm chủng loại… Chính Ngạch Pro sẽ lập biên bản kiểm đếm, ghi nhận đầy đủ thông tin và thông báo cho khách hàng để thống nhất phương án xử lý trước khi vận chuyển về Việt Nam.

Kiểm đếm khi hàng về Việt Nam

Sau khi hàng hoàn tất thủ tục nhập khẩu và về kho của Chính Ngạch Pro, hàng hóa tiếp tục được kiểm tra, đối chiếu với danh sách hàng hóa, chứng từ nhập khẩu và phiếu kiểm đếm trước đó.

Việc đối soát này để hàng hóa được bàn giao đúng số lượng và đúng thông tin đã cam kết.

>>> Thông báo khi phát sinh sai lệch

Nếu phát hiện sai lệch trong quá trình kiểm đếm, Chính Ngạch Pro sẽ nhanh chóng thông báo cho khách hàng trong 24 giờ và phối hợp với các bên liên quan để xác minh nguyên nhân.

Thông tin kiểm tra sẽ được tổng hợp thành báo cáo chi tiết, quá trình khiếu nại hoặc xử lý với nhà cung cấp diễn ra nhanh chóng và minh bạch.

Lập biên bản & lưu trữ chứng từ

Đối với các đơn hàng có phát sinh sai lệch hoặc khi có yêu cầu, Chính Ngạch Pro sẽ lập biên bản kiểm đếm để ghi nhận kết quả kiểm tra.

Biên bản đầy đủ thông tin về đơn hàng, thời gian kiểm đếm, kết quả đối chiếu thực tế, nội dung sai lệch, hình ảnh hoặc video minh chứng (khi cần)…

Toàn bộ hồ sơ, chứng từ và dữ liệu kiểm đếm được lưu trữ trên hệ thống ít nhất 24 tháng nhằm phục vụ công tác đối soát, giải quyết khiếu nại hoặc truy xuất thông tin khi có yêu cầu.

Xử lý rủi ro phát sinh

Trong trường hợp phát hiện hàng thiếu, sai hoặc hư hỏng trong quá trình kiểm đếm, Chính Ngạch Pro sẽ phối hợp với khách hàng và nhà cung cấp để xác minh nguyên nhân cũng như đưa ra phương án xử lý phù hợp.

Tùy từng trường hợp, Chính Ngạch Pro sẽ hỗ trợ:

• Làm việc với nhà cung cấp để bổ sung hoặc đổi hàng.
• Khiếu nại theo chính sách của sàn thương mại điện tử hoặc nhà bán hàng.
• Đền bù 100% nếu mất mát trong quá trình giao nhận của Chính Ngạch Pro.

Tư vấn phương án xử lý, bổ sung thủ tục hoặc điều chỉnh thông quan nếu hàng hóa lỗi do khách hàng khai thiếu.

Đối với các trường hợp đủ điều kiện bồi thường theo hợp đồng hoặc chính sách của Chính Ngạch Pro, việc xử lý sẽ được thực hiện trên cơ sở hồ sơ, chứng từ và kết quả xác minh thực tế.

Lưu ý: Chính Ngạch Pro đóng vai trò là đơn vị mua hộ và vận chuyển, không phải là nhà sản xuất hay bán hàng. Việc đổi trả, hoàn tiền hoặc bồi thường sau khi kiểm đếm sẽ phụ thuộc vào chính sách của nhà cung cấp, sàn thương mại điện tử.

Kiểm đếm theo yêu cầu đặc thù

Đối với các nhóm hàng hóa có yêu cầu kiểm tra riêng như hóa chất, thực phẩm, linh kiện điện tử và các mặt hàng đặc thù khác, Chính Ngạch Pro sẽ áp dụng phương án kiểm đếm phù hợp với từng loại hàng.

Các hình thức kiểm đếm có thể bao gồm:

• Kiểm tra trọng lượng thực tế của hàng hóa.
• Đo kích thước, thể tích kiện hàng khi cần thiết.
• Kiểm tra chất lượng thông qua việc lấy mẫu đại diện của lô hàng.
• Phối hợp với đơn vị kiểm định độc lập theo yêu cầu của khách hàng.

Mọi hạng mục kiểm đếm bổ sung và chi phí liên quan sẽ được Chính Ngạch Pro thông báo trước để khách hàng xem xét, xác nhận trước khi triển khai.

Tuân thủ quy định hải quan

Quy trình kiểm đếm của Chính Ngạch Pro được thực hiện theo đúng các quy định hiện hành về xuất nhập khẩu, bảo đảm phù hợp với yêu cầu của cơ quan hải quan Việt Nam.

Trong quá trình kiểm đếm, chúng tôi thực hiện đối chiếu các nội dung liên quan đến quy cách đóng gói, mã HS, nhãn hàng hóa và các thông tin khai báo khác.

Đối với những mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành hoặc phải kiểm định kỹ thuật, việc kiểm đếm cũng được triển khai theo đúng quy định của cơ quan có thẩm quyền.

Chính Ngạch Pro luôn hướng đến quy trình kiểm đếm minh bạch, chuyên nghiệp và chính xác, giúp khách hàng giảm thiểu rủi ro, kiểm soát tốt đơn hàng và yên tâm trong quá trình nhập hàng chính ngạch từ Trung Quốc về Việt Nam.