Trung chuyển là gì? Giải đáp chi tiết về trạng thái đơn hàng trung chuyển

Trung chuyển là gì? Đơn hàng đang trung chuyển là sao? Thực tế, đây là công đoạn giúp hàng hóa được phân loại, gom tuyến và vận chuyển đến đúng địa chỉ nhận. Trong bài viết dưới đây, Chính Ngạch Pro sẽ giải đáp hoạt động trung chuyển trong logistics, thời gian xử lý tại kho và những lưu ý quan trọng khi theo dõi trạng thái đơn hàng đang trung chuyển.

1. Khái niệm trung chuyển là gì trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu?

Trung chuyển giúp hàng hóa vận chuyển từ điểm xuất phát đến điểm đích hiệu quả hơn. Không chỉ trong vận tải quốc tế, hoạt động trung chuyển còn áp dụng rộng rãi trong giao nhận hàng hóa nội địa và thương mại điện tử.

Hầu hết các đơn hàng đều phải qua ít nhất một điểm trung chuyển trước khi đến tay người nhận.

Định nghĩa về hoạt động trung chuyển hàng hóa (Transshipment)

Trung chuyển hàng hóa (Transshipment) là quá trình hàng hóa được di chuyển từ phương tiện vận tải hoặc điểm tập kết ban đầu sang một hay nhiều phương tiện vận tải hoặc điểm trung gian khác trước khi tiếp tục hành trình đến địa điểm cuối cùng.

Hàng hóa được trung chuyển qua nhiều nơi

Trong hoạt động logistics, hàng hóa có thể được trung chuyển tại các kho trung chuyển, trung tâm phân phối, cảng biển, sân bay hoặc cửa khẩu quốc tế.

Tại đây, hàng sẽ được thực hiện một hoặc nhiều công đoạn:

• Tiếp nhận và dỡ hàng từ phương tiện vận chuyển.
• Phân loại, kiểm đếm và sắp xếp theo từng tuyến giao hàng.
• Gom hàng hoặc tách hàng theo khu vực nhận.
• Chuyển sang phương tiện vận tải khác để tiếp tục vận chuyển.

Tầm quan trọng của kho trung chuyển và cảng trung chuyển quốc tế

Kho trung chuyển và cảng trung chuyển là những mắt xích quan trọng trong chuỗi logistics hiện đại. Đây là nơi tiếp nhận, lưu giữ tạm thời, phân loại và điều phối hàng hóa trước khi tiếp tục vận chuyển đến điểm đích.

Kho trung chuyển là mắt xích logistics quan trọng

Đối với kho trung chuyển, vai trò chính là:

• Gom hàng từ nhiều khu vực để vận chuyển theo cùng một tuyến.
• Phân loại hàng hóa theo địa chỉ nhận hoặc khu vực giao hàng.
• Kiểm tra tình trạng kiện hàng trước khi xuất kho.
• Giảm quãng đường di chuyển và tối ưu chi phí vận tải.

Trong khi đó, cảng trung chuyển quốc tế được dùng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Đây là nơi hàng hóa được chuyển từ tàu, máy bay hoặc phương tiện vận tải này sang phương tiện khác để tiếp tục hành trình đến quốc gia đích.

Nhờ có hệ thống kho và cảng trung chuyển, doanh nghiệp logistics có thể xây dựng mạng lưới vận tải linh hoạt, rút ngắn thời gian giao nhận, giảm tỷ lệ thất lạc hàng hóa và nâng cao hiệu quả toàn bộ chuỗi cung ứng.

Quan tâm dịch vụ: Nhập hàng nội địa Trung Quốc

2. Đơn hàng đang được trung chuyển là sao?

Sau khi hoàn tất quá trình phân loại và điều phối, đơn hàng sẽ tiếp tục được vận chuyển đến bưu cục giao hàng và giao tận tay người nhận.

Giải thích trạng thái “đơn hàng đang trung chuyển” khi mua sắm online (Shopee, Lazada, TikTok Shop)

Đơn hàng đang được trung chuyển có nghĩa là kiện hàng vẫn đang trong quá trình vận chuyển và chưa đến điểm giao cuối cùng. Đơn hàng của bạn có thể đang được di chuyển từ kho hoặc điểm tập kết này đến một kho trung chuyển khác, hoặc từ kho trung chuyển đến kho giao hàng cuối cùng.

Trạng thái đơn hàng đang trung chuyển

Tùy từng đơn vị vận chuyển và khoảng cách địa lý, một đơn hàng có thể phải đi qua nhiều kho trung chuyển khác nhau trước khi được giao. Mỗi kho sẽ đảm nhiệm việc tiếp nhận, phân loại và điều phối hàng theo từng tuyến vận chuyển.

Quy trình luân chuyển của một đơn hàng qua các kho trung chuyển nội địa

Thay vì giao trực tiếp từ người bán đến người nhận, hàng hóa sẽ được luân chuyển qua nhiều điểm trung gian nội địa theo quy trình sau:

• Bước 1: Người bán bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Sau khi đơn hàng được xác nhận, người bán sẽ gửi hàng tại bưu cục hoặc được nhân viên vận chuyển đến lấy hàng.

• Bước 2: Hàng được đưa đến kho phân loại đầu tiên

Tại đây, kiện hàng được quét mã vận đơn, kiểm tra thông tin và phân loại theo khu vực nhận.

• Bước 3: Chuyển đến kho trung chuyển

Đơn hàng được vận chuyển đến kho trung chuyển để gom hàng cùng tuyến, tối ưu phương tiện vận tải và giảm chi phí giao nhận.

• Bước 4: Điều phối về kho giao hàng địa phương

Sau khi đến khu vực của người nhận, hàng hóa sẽ được chuyển về kho hoặc bưu cục gần nhất để chuẩn bị giao.

Hàng trung chuyển điều phối về kho giao

• Bước 5: Giao hàng cho người nhận

Nhân viên giao hàng nhận kiện hàng từ kho địa phương và tiến hành giao đến đúng địa chỉ theo thông tin trên đơn.

3. Các hình thức trung chuyển hàng hóa phổ biến hiện nay

Trung chuyển nội địa và trung chuyển quốc tế là hai hình thức phổ biến nhất. 

Trung chuyển nội địa (Giữa các bưu cục, kho tổng của đơn vị vận chuyển như Viettel Post, GHN)

Trung chuyển nội địa là quá trình hàng hóa được vận chuyển giữa các kho tổng, trung tâm phân loại hoặc bưu cục của cùng một đơn vị vận chuyển trước khi đến địa chỉ người nhận.

Sau khi người bán bàn giao hàng, đơn vị vận chuyển sẽ đưa kiện hàng đến kho phân loại, sau đó chuyển qua một hoặc nhiều kho trung chuyển tùy theo khoảng cách địa lý trước khi giao đến người nhận.

Hàng hóa trung chuyển nội địa

Ví dụ: Một đơn hàng từ TP. Hồ Chí Minh gửi đến Hải Phòng có thể đi theo lộ trình: Người bán → Kho phân loại TP. Hồ Chí Minh → Kho trung chuyển Hà Nội → Kho giao hàng Hải Phòng → Người nhận.

Ưu điểm của hình thức trung chuyển nội địa:

• Tối ưu tuyến giao hàng và giảm quãng đường vận chuyển.
• Gom nhiều đơn hàng cùng khu vực để tiết kiệm chi phí.
• Phân loại hàng hóa chính xác trước khi giao.
• Nâng cao năng suất xử lý của các đơn vị vận chuyển.

Nhờ hệ thống kho trung chuyển trải rộng trên toàn quốc, các đơn vị logistics có thể xử lý hàng triệu đơn hàng mỗi ngày mà vẫn đảm bảo thời gian giao nhận ổn định.

Trung chuyển quốc tế (Thay đổi phương thức vận chuyển hoặc phương tiện tại cảng/cửa khẩu)

Trung chuyển quốc tế là quá trình hàng hóa được chuyển từ một phương tiện vận tải sang phương tiện khác hoặc đi qua một cảng, sân bay, cửa khẩu trung gian trước khi đến quốc gia đích.

Trung chuyển quốc tế qua cảng, sân bay, cửa khẩu

Hình thức này thường xuất hiện trong hoạt động xuất nhập khẩu khi không có tuyến vận chuyển trực tiếp giữa hai quốc gia. 

Ví dụ: Sản phẩm order Taobao được vận chuyển hàng Quảng Châu về tới Việt Nam được vận chuyển bằng xe container đến cửa khẩu Hữu Nghị, sau đó làm thủ tục thông quan và chuyển sang xe tải nội địa để đưa về kho tại Hà Nội hoặc các tỉnh thành khác.

Đối với vận tải đường biển, hàng hóa cũng có thể được trung chuyển qua các cảng quốc tế lớn như Singapore hoặc Hồng Kông trước khi tiếp tục đến cảng đích.

Những lợi ích nổi bật của trung chuyển quốc tế gồm:

• Kết nối nhiều tuyến vận tải giữa các quốc gia.
• Linh hoạt chuyển đổi giữa đường biển, đường bộ, đường sắt và đường hàng không.
• Tối ưu chi phí vận chuyển đối với các tuyến đường dài.
• Tận dụng năng lực của các cảng trung chuyển và cửa khẩu quốc tế để rút ngắn thời gian giao nhận.

4. Tại sao đơn hàng cần phải đi qua các kho trung chuyển?

Nhiều người cho rằng đơn hàng đi qua nhiều kho trung chuyển sẽ khiến hàng giao lâu hơn. Tuy nhiên, đây là giải pháp được hầu hết các đơn vị logistics áp dụng nhằm tối ưu toàn bộ mạng lưới vận chuyển chính ngach Trung Việt. Nhờ hệ thống kho trung chuyển, hàng hóa được phân loại khoa học, điều phối theo từng tuyến và giao đến người nhận với chi phí hợp lý hơn.

Tối ưu hóa lộ trình vận tải và gom hàng theo từng khu vực địa lý

Nếu mỗi đơn hàng đều được vận chuyển trực tiếp từ người bán đến người mua, chi phí logistics sẽ rất cao và khó đáp ứng được lượng đơn hàng lớn mỗi ngày. Vì vậy, các đơn vị vận chuyển sẽ tập kết hàng hóa tại các kho trung chuyển để gom những đơn hàng có cùng tuyến đường hoặc cùng khu vực giao nhận.

Đơn hàng tập trung trung chuyển theo khu vực

Ví dụ: Hàng nghìn đơn hàng từ TP. Hồ Chí Minh gửi đến các tỉnh phía Bắc sẽ được tập trung tại kho trung chuyển trước khi vận chuyển bằng xe tải hoặc container đến Hà Nội. Sau đó, hàng tiếp tục được phân phối đến Hải Phòng, Quảng Ninh, Bắc Ninh, Thái Nguyên… thay vì mỗi đơn hàng sử dụng một phương tiện vận chuyển riêng.

Cách tổ chức này mang lại nhiều lợi ích như:

• Tận dụng tối đa tải trọng của phương tiện vận chuyển.
• Giảm số chuyến xe phải vận hành mỗi ngày.
• Rút ngắn quãng đường di chuyển không cần thiết.
• Tăng hiệu quả điều phối trên toàn bộ mạng lưới logistics.
• Tiết kiệm chi phí vận chuyển cho cả đơn vị giao nhận và khách hàng.
• Tránh quá tải lượng hàng cho các cảng, cửa khẩu và sân bay chính. 

Đối với hoạt động xuất nhập khẩu, việc trung chuyển qua các cửa khẩu, cảng biển hoặc kho ngoại quan cũng giúp doanh nghiệp tối ưu tuyến vận chuyển, kết nối linh hoạt giữa đường bộ, đường biển và đường hàng không.

Phân loại, kiểm tra tình trạng hàng hóa và giảm thiểu chi phí logistics cho chủ hàng

Kho trung chuyển còn là nơi thực hiện nhiều công đoạn quan trọng trước khi hàng được chuyển đến điểm giao cuối cùng.

Khi hàng đến kho, hệ thống sẽ tiến hành quét mã vận đơn, kiểm tra thông tin, phân loại theo khu vực giao nhận và sắp xếp lên phương tiện vận chuyển phù hợp. Trong quá trình này, đơn vị vận chuyển cũng có thể kiểm tra tình trạng bao bì, thông tin người nhận, đối chiếu số lượng kiện hàng.

Trung chuyển hàng hóa phân loại nhanh hơn

Việc xử lý tập trung tại kho trung chuyển mang lại nhiều lợi ích:

• Hạn chế thất lạc hoặc giao nhầm đơn hàng.
• Nâng cao độ chính xác trong quá trình phân loại.
• Phát hiện sớm các vấn đề của kiện hàng trước khi giao.
• Giảm chi phí vận hành nhờ tự động hóa quy trình xử lý.
• Đảm bảo hàng hóa được giao đúng tuyến và đúng thời gian dự kiến.

Tham khảo: Bảng giá vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam

5. Thời gian đơn hàng nằm tại kho trung chuyển mất bao lâu?

Trong điều kiện bình thường, hàng hóa chỉ lưu tại kho trung chuyển trong thời gian ngắn và điều phối sang tuyến vận chuyển tiếp theo. 

Thời gian xử lý thông thường tại các kho trung chuyển lớn

Đối với các đơn vị vận chuyển như GHN, Viettel Post, J&T Express, Shopee Express hay các doanh nghiệp logistics quốc tế, mỗi kho trung chuyển có thể xử lý hàng chục nghìn đến hàng trăm nghìn đơn hàng mỗi ngày.

Thời gian đơn hàng nằm tại kho trung chuyển

Thông thường, thời gian lưu kho sẽ như sau:

• Đơn hàng nội tỉnh: Khoảng 2 – 12 giờ trước khi được chuyển sang bưu cục giao hàng.
• Đơn hàng liên tỉnh: Lưu kho 12 – 24 giờ, sau đó tiếp tục vận chuyển đến kho đích.
• Đơn hàng vận chuyển Bắc – Nam: Đi qua nhiều kho trung chuyển, tổng thời gian xử lý thường từ 2 – 5 ngày.
• Đơn hàng quốc tế: Thời gian trung chuyển dài hơn do phải làm thủ tục thông quan, vận chuyển qua cửa khẩu, cảng trung chuyển…

Nguyên nhân khiến đơn hàng bị ngâm, lưu kho trung chuyển lâu hơn dự kiến

Trong một số trường hợp, đơn hàng có thể lưu tại kho trung chuyển lâu hơn so với thời gian dự kiến. Điều này không đồng nghĩa với việc hàng bị thất lạc mà có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau.

Một số nguyên nhân phổ biến gồm:

• Lượng đơn hàng tăng đột biến vào các dịp khuyến mại lớn như 9.9, 11.11, 12.12 hoặc Tết khiến kho trung chuyển quá tải.
• Điều kiện thời tiết xấu như mưa bão, ngập lụt hoặc sương mù ảnh hưởng đến lịch trình vận chuyển.
• Phương tiện vận tải gặp sự cố hoặc phải chờ ghép chuyến để tối ưu tải trọng.
• Sai hoặc thiếu thông tin người nhận, khiến đơn vị vận chuyển cần xác minh trước khi tiếp tục giao hàng.
• Kiểm tra hải quan hoặc thông quan chậm đối với các đơn hàng quốc tế.
• Sự cố kỹ thuật trong quá trình quét mã, phân loại hoặc cập nhật trạng thái vận đơn trên hệ thống.

Nếu đơn hàng lưu tại kho trung chuyển trên 3 – 5 ngày mà trạng thái không thay đổi, bạn nên chủ động liên hệ với đơn vị vận chuyển hoặc người bán để kiểm tra tình trạng thực tế của kiện hàng.

6. Dịch vụ vận chuyển chính ngạch, hạn chế tối đa trễ hàng tại Chính Ngạch Pro

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics Trung Quốc – Việt Nam, Chính Ngạch Pro cung cấp dịch vụ vận chuyển chính ngạch trọn gói, giúp hàng hóa được luân chuyển nhanh chóng, an toàn chỉ từ 3-7 ngày.

Chính Ngạch Pro trung chuyển hàng Trung Quốc chính ngạch

Lộ trình vận chuyển Trung Quốc Việt Nam tối ưu, không qua trung gian rườm rà

Chính Ngạch Pro xây dựng tuyến vận chuyển trực tiếp từ Trung Quốc về Việt Nam với quy trình được tối ưu ngay từ khâu nhận hàng, thông quan đến giao hàng. Thay vì phải qua nhiều đơn vị trung gian, hàng hóa được quản lý xuyên suốt trên cùng một hệ thống.

Sử dụng dịch vụ vận chuyển Trung Việt tại Chính Ngạch Pro, khách hàng nhận được nhiều lợi ích như:

• Tuyến vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam tối ưu theo từng loại hàng hóa.
• Hạn chế các điểm trung chuyển không cần thiết, không qua trung gian, rút ngắn thời gian giao nhận.
• Theo dõi hành trình đơn hàng minh bạch trong suốt quá trình vận chuyển.
• Hỗ trợ khai báo hải quan, xử lý chứng từ và thủ tục nhập khẩu chính ngạch.
• Đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng tiến độ.

Hệ thống kho bãi chính chủ tại biên giới giúp tốc độ thông quan và trung chuyển siêu tốc

Một trong những lợi thế của Chính Ngạch Pro là hệ thống kho bãi được bố trí gần cửa khẩu vì thế việc tiếp nhận, phân loại và trung chuyển hàng hóa diễn ra nhanh chóng hơn.

• Tiếp nhận và xử lý hàng hóa ngay khi về đến cửa khẩu.
• Rút ngắn thời gian lưu kho và chờ thông quan.
• Chủ động điều phối phương tiện vận chuyển về các tỉnh, thành trên cả nước.
• Hạn chế ùn tắc trong giai đoạn cao điểm hoặc mùa mua sắm.
• Giảm nguy cơ thất lạc, hư hỏng hàng hóa do phải qua nhiều điểm trung chuyển.

Không chỉ cung cấp dịch vụ vận chuyển chính ngạch, Chính Ngạch Pro còn hỗ trợ khách hàng từ khâu tìm nguồn hàng, mua hộ, thanh toán quốc tế đến thông quan và giao hàng tận nơi. Đây là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp và cá nhân nhập khẩu hàng Trung Quốc nhanh hơn, an toàn hơn.

7. Các câu hỏi thường gặp về hàng trung chuyển (FAQ)

Tôi có thể đến trực tiếp kho trung chuyển để tự lấy hàng được không?

Không thể đến kho trung chuyển tự lấy hàng

Bạn không đến kho trung chuyển để lấy hàng được. Kho trung chuyển được xây dựng để tiếp nhận, phân loại và điều phối hàng hóa giữa các tuyến vận chuyển, không phải là điểm giao nhận dành cho khách hàng.

Sau khi hoàn tất quá trình phân loại, đơn hàng sẽ được chuyển đến bưu cục giao hàng gần địa chỉ người nhận và nhân viên giao hàng sẽ tiến hành phát hàng theo quy trình.

Đơn hàng đang trung chuyển có hủy được không?

Tùy vào chính sách của sàn hoặc đơn vị vận chuyển, đa số đơn hàng đang trung chuyển không hủy được, chỉ có thể bấm “Trả hàng/Hoàn tiền”

Thông thường:

• Nếu đơn hàng mới được tạo và shop chưa chuyển trạng thái “Chờ lấy hàng”, người mua có hủy được.
• Nếu hàng đã được đóng gói nhưng chưa giao cho đơn vị vận chuyển, bạn vẫn có thể gửi yêu cầu hủy. Nhưng cần được người bán xác nhận.
• Nếu đơn hàng đang được trung chuyển hoặc đã đến bưu cục giao hàng cuối cùng, bạn không hủy được vì hàng đang trong quá trình vận chuyển. Người mua chỉ có thể từ chối nhận hàng khi bưu tá giao đến hoặc nhận rồi hoàn trả hàng.

Nếu muốn hủy đơn hàng đang trung chuyển, bạn nên liên hệ sớm với người bán hoặc đơn vị vận chuyển để được hỗ trợ.