Thủ tục nhập khẩu linh kiện máy tính 2026: 5 bước từ A-Z

RAM, SSD, card đồ họa, mainboard… là nhóm hàng được nhập về Việt Nam đều đặn, nhưng không ít người nhập lần đầu vẫn lúng túng không biết thủ tục nhập khẩu linh kiện máy tính gồm những bước nào, thuế bao nhiêu và cần chuẩn bị giấy tờ gì. Bài viết dưới đây của Chính Ngạch Pro sẽ giải đáp các thắc mắc này cho bạn

Những quy định về thủ tục nhập khẩu linh kiện máy tính

Về nguyên tắc, linh kiện máy tính không nằm trong danh mục hàng cấm nhập khẩu và không phải xin giấy phép nhập khẩu riêng. Bạn làm thủ tục hải quan như mọi lô hàng thương mại khác, trên hệ thống khai báo điện tử. Điều kiện quan trọng nhất là hàng phải mới 100%.

Khung pháp lý chính hiện nay gồm Luật Hải quan 2014, Nghị định 08/2015/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 167/2025/NĐ-CP), Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/02/2026. 

Linh kiện đã qua sử dụng gần như không khả thi để nhập chính ngạch. Hàng tháo máy, hàng “like new” hay hàng dựng đều rất dễ bị xếp vào diện không được phép nhập khẩu. Nếu kinh doanh lâu dài, bạn nên chỉ nhập hàng mới nguyên seal, có đầy đủ hóa đơn và thông tin nhà sản xuất.

Linh kiện máy tính từ Trung Quốc được người dùng Việt tin dùng

Phần cần tra kỹ nhất là quản lý chất lượng chuyên ngành. Phần lớn linh kiện thuần như RAM, SSD hay CPU thường không có vấn đề gì, nhưng những món tích hợp thu phát sóng (card Wi-Fi, Bluetooth), pin lithium hoặc bộ nguồn, adapter có thể thuộc danh mục phải chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy do Bộ Khoa học và Công nghệ quản lý. Danh mục này được cập nhật khá thường xuyên, nên hãy đối chiếu theo mã HS của từng món trước khi đặt hàng, đừng đợi hàng về cửa khẩu mới kiểm tra.

Cuối cùng là nhóm quy định về chủ thể nhập khẩu. Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có mã số thuế, đăng ký kinh doanh hợp lệ là điều kiện cơ bản để đứng tên tờ khai hải quan nhập khẩu. 

Dán nhãn nhập hàng linh kiện máy tính

Hàng nhập khẩu phải có nhãn gốc của nhà sản xuất và nhãn phụ bằng tiếng Việt trước khi đưa ra lưu thông, theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP). Nhãn gốc là thứ hải quan nhìn thấy đầu tiên khi kiểm hóa, còn nhãn phụ là phần bạn phải bổ sung sau khi hàng về nước.

Nhãn phụ cần có ba nội dung bắt buộc: tên hàng hóa, tên và địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa, và xuất xứ hàng hóa. Với hàng điện, điện tử còn thường phải thể hiện thêm thông số kỹ thuật như điện áp, công suất và các cảnh báo an toàn nếu có. Thông tin trên nhãn phải khớp với catalogue và chứng từ nhập khẩu.

CPU máy tính nhập khẩu từ Trung Quốc

Vị trí dán nhãn cũng rất quan trọng. Nhãn nên nằm ở chỗ dễ thấy trên bao bì sản phẩm hoặc thùng hàng, không che mất thông tin gốc. Với lô hàng lớn chia nhiều kiện, bạn nên chuẩn bị sẵn tem nhãn phụ từ trước để dán ngay tại kho khi hàng về, đỡ mất thời gian chờ in.

Mã HS linh kiện máy tính các loại

Mã HS Code (Harmonized System) là dãy số dùng để phân loại hàng hóa trong hải quan, quyết định thuế suất và chính sách quản lý áp cho từng mặt hàng. Nhiều người nghĩ linh kiện máy tính đều nằm trong nhóm 8473, nhưng thực tế mỗi món có thể rơi vào một nhóm khác nhau. 

Bảng dưới đây là mã tham khảo cho các loại hay nhập nhất:

Bảng này chỉ cho bạn định hướng. Cùng một món nhưng cấu tạo, chức năng khác nhau có thể bị phân loại khác nhau, ví dụ mainboard tích hợp Wi-Fi hay bộ tản nhiệt nguyên bộ. Đây là lý do bạn nên đối chiếu mô tả hàng hóa trong biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành.

Nếu lô hàng giá trị lớn hoặc món hàng khó phân loại, bạn có thể đề nghị cơ quan hải quan xác định trước mã số. Cách này mất thời gian chờ nhưng cho bạn mã HS có giá trị pháp lý, tránh bị truy thu thuế và phạt về sau. 

Thuế nhập khẩu linh kiện máy tính mới nhất

Một lô linh kiện điện tử nhập khẩu chịu hai loại thuế chính: thuế nhập khẩu từ Trung Quốc về Việt Nam và thuế giá trị gia tăng (GTGT). Tin vui là phần lớn linh kiện máy tính thuộc nhóm hàng công nghệ thông tin nên thuế nhập khẩu ưu đãi (MFN) rất thấp, thường 0%.

Biểu thuế nhập khẩu linh kiện máy tính mới nhất

Với nhóm 8473, CPU, ổ lưu trữ và đa số linh kiện cốt lõi, thuế nhập khẩu thường là 0%. Tuy vậy, một số món không thuộc nhóm này vẫn có thuế nhập khẩu lớn hơn 0, ví dụ quạt tản nhiệt rời hay một số phụ kiện đi kèm. Mức 0% cũng đã là mức ưu đãi chung, nên chứng nhận xuất xứ C/O Form E với hàng từ Trung Quốc không tạo thêm lợi ích cho các mã đã 0%. Form E chỉ thật sự có giá trị khi mã hàng của bạn có thuế suất lớn hơn 0.

Về thuế GTGT, mức chuẩn là 10%, nhưng chính sách giảm 2% theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP đang áp dụng 8% cho hầu hết hàng hóa thuộc diện 10%, hiệu lực đến hết 31/12/2026. Hàng công nghệ thông tin hiện không nằm trong nhóm bị loại trừ. Từ 1/1/2027, nếu không có văn bản gia hạn, mức thuế sẽ quay về 10%.

Ví dụ, lô card đồ họa có giá CIF 200 triệu đồng, thuế nhập khẩu 0%, thuế GTGT 8% thì bạn nộp khoảng 16 triệu đồng thuế. Nếu cập cảng sau mốc thuế quay về 10%, con số đó là 20 triệu đồng. Chưa kể các khoản phí ngoài thuế như phí lưu kho bãi, phí hãng tàu, phí khai báo.

Bộ hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu linh kiện máy tính Trung Quốc

Hồ sơ hải quan hiện nay chủ yếu làm điện tử, bạn không còn phải in cả xấp giấy nộp cho mọi lô hàng như trước. Tuy vậy, chứng từ gốc vẫn phải đầy đủ và khớp với nhau để hệ thống và cán bộ hải quan đối chiếu.

Bộ hồ sơ nhập khẩu từ Trung Quốc

Bộ hồ sơ cơ bản làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu gồm: tờ khai hải quan điện tử, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và vận đơn. Hợp đồng mua bán và phiếu đóng gói (Packing List) cũng cần có sẵn để xuất trình khi hải quan yêu cầu. Với linh kiện máy tính order Trung Quốc, hóa đơn và packing list thường song ngữ Trung – Anh hoặc tiếng Anh.

Nhóm chứng từ bổ sung tùy từng lô: C/O Form E nếu mã HS có thuế để được hưởng ưu đãi ACFTA (Hiệp định thương mại hàng hóa ASEAN – Trung Quốc), tờ khai trị giá hải quan khi thuộc trường hợp phải khai, catalogue hoặc datasheet mô tả kỹ thuật. Những lô có hàng thuộc danh mục quản lý chuyên ngành còn cần kết quả đánh giá hợp quy hoặc bản công bố hợp quy.

Lưu ý quan trọng là ba chứng từ phải khớp tuyệt đối về tên hàng, số lượng, giá trị: hóa đơn, packing list và tờ khai. Chỉ cần lệch số lượng hoặc ghi tên hàng chung chung kiểu “linh kiện điện tử” là tờ khai dễ bị chuyển luồng vàng hoặc đỏ để kiểm tra kỹ.

Thủ tục nhập khẩu linh kiện máy tính chi tiết từ A-Z

Quy trình thực tế gồm 5 bước dưới đây, áp dụng cho lô hàng thương mại nhập linh kiện điện tử từ Trung Quốc, linh kiện máy tính theo đường chính ngạch về Việt Nam.

Thủ tục nhập khẩu linh kiện máy tính từ Trung Quốc

Bước 1: Chuẩn bị điều kiện pháp lý và tài khoản khai báo

Trước khi nghĩ đến chuyện mua hàng, bạn cần có pháp nhân đứng tên nhập khẩu: doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có mã số thuế, ngành nghề phù hợp. Sau đó chuẩn bị chữ ký số, đăng ký tài khoản và cài phần mềm khai báo hải quan điện tử (nhiều đơn vị dùng ECUS) kết nối hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.

Cũng ở bước này, hãy tra danh mục quản lý chuyên ngành theo mã HS của từng món để biết món nào phải làm hợp quy trước khi nhập.

Bước 2: Ký hợp đồng, chốt điều kiện giao hàng và vận chuyển

Bạn thỏa thuận với nhà cung cấp Trung Quốc về giá, số lượng và điều kiện giao hàng (Incoterms) như EXW, FOB hay CIF, rồi ký hợp đồng. Điều kiện giao hàng quyết định ai trả cước, ai mua bảo hiểm, và ảnh hưởng trực tiếp đến cách tính giá CIF để tính thuế.

Ký hợp đồng và vận chuyển linh kiện máy tính từ Trung Quốc

Linh kiện máy tính giá trị cao, nhẹ, dễ vỡ nên vận chuyển đường bộ Trung Quốc Việt Nam qua cửa khẩu phía Bắc rút ngắn thời gian hơn. Lô lớn, ít gấp thì đi đường biển cho rẻ. Dù chọn cách nào, bạn nên dặn nhà cung cấp đóng gói chống tĩnh điện, chống sốc, ghi rõ nhãn gốc, và yêu cầu xuất đủ hóa đơn, packing list, C/O trước khi hàng rời kho.

Bước 3: Khai báo hải quan điện tử và nhận kết quả phân luồng

Khi có đủ chứng từ và đã xác định đúng mã HS, bạn nhập thông tin lên phần mềm khai báo và truyền tờ khai đến hệ thống hải quan. Theo quy định, thời hạn khai nhập khẩu là không quá 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu, và bạn có thể khai trước khi hàng cập bến.

Sau khi tờ khai được đăng ký, hệ thống trả về kết quả phân luồng. Luồng xanh là thông quan nhanh chóng, luồng vàng là kiểm tra hồ sơ, luồng đỏ là kiểm tra thực tế hàng hóa. Khai đúng tên hàng, đúng mã HS, đúng trị giá là cách tốt nhất để lô hàng được thông quan. Nếu phát hiện sai sót sau khi đã khai, cần khai bổ sung sớm vì mức xử lý khi tự phát hiện thường nhẹ hơn nhiều so với bị cơ quan hải quan phát hiện.

Bước 4: Làm thủ tục theo luồng, nộp thuế và thông quan

Tùy luồng, bạn nộp thêm hồ sơ điện tử hoặc xuất trình hàng để kiểm hóa. Cán bộ sẽ đối chiếu số lượng, chủng loại, nhãn gốc, thông số kỹ thuật với tờ khai. Nếu mọi thứ khớp, bạn nộp thuế GTGT và thuế nhập khẩu (nếu có) qua ngân hàng hoặc cổng thanh toán điện tử rồi chờ hệ thống xác nhận thông quan.

Nộp thuế và thông quan hàng linh kiện máy tính

Tờ khai đã đăng ký mà quá 15 ngày không hoàn tất thủ tục có thể bị hủy, nên đừng để lô hàng nằm chờ lâu. Nếu lô hàng cần kiểm tra chất lượng chuyên ngành, bạn có thể làm đăng ký kiểm tra trên Cổng thông tin một cửa quốc gia và được cho phép mang về kho hàng Trung Quốc bảo quản trong thời gian chờ kết quả, theo từng trường hợp cụ thể. 

Bước 5: Nhận hàng, dán nhãn phụ và lưu hồ sơ

Sau khi thông quan, bạn làm thủ tục lấy hàng rồi chở hàng về kho. Đây là lúc dán nhãn phụ tiếng Việt, kiểm đếm lại số lượng và tình trạng linh kiện so với chứng từ.

Thủ tục hải quan cần được lưu trữ đầy đủ trong thời hạn theo luật (thường là 5 năm) để phục vụ kiểm tra sau thông quan. Với người nhập để bán lại, bộ chứng từ này còn là cơ sở bảo hành và là bằng chứng nguồn gốc hàng hợp pháp khi khách doanh nghiệp yêu cầu.

Những lưu ý khi làm thủ tục nhập khẩu linh kiện máy tính

• Khai đúng và cụ thể tên hàng: Ghi rõ chủng loại, model, thông số, đừng khai chung chung. Tên hàng trên hóa đơn, packing list và tờ khai phải thống nhất.
• Khai đúng giá trị thực: Hải quan có cơ sở dữ liệu giá để đối chiếu, khai giá thấp rất dễ bị truy thu thuế và phạt. Với linh kiện giá biến động mạnh như card đồ họa, hãy giữ báo giá và chứng từ thanh toán.
• Kiểm tra hợp quy trước khi đặt hàng: Card Wi-Fi, Bluetooth, pin lithium, bộ nguồn, adapter có thể phải chứng nhận hoặc công bố hợp quy. Biết sớm thì đàm phán với nhà cung cấp được, hàng về mới biết thì rất khó xoay xở.
• Theo dõi mốc thuế GTGT: Mức 8% đang áp dụng đến hết 31/12/2026. Lô hàng cập cảng sau mốc này mà chưa có gia hạn thì tính theo 10%.
• Chuẩn bị chứng từ trước khi hàng đến: Hàng về bãi mà hồ sơ chưa xong sẽ phát sinh phí lưu kho, lưu bãi mỗi ngày, ăn vào lợi nhuận rất nhanh.

Chính Ngạch Pro – Đơn vị nhập khẩu linh kiện máy tính Trung Quốc trọn gói, uy tín

Chọn Chính Ngạch Pro – Dịch vụ nhập hàng Trung Quốc chuyên nghiệp

Thay vì mất thời gian xử lý mã HS, tờ khai và hồ sơ hải quan, bạn có thể giao các khâu này cho đơn vị chuyên nghiệp. Chính Ngạch Pro cung cấp dịch vụ nhập khẩu linh kiện máy tính từ Trung Quốc trọn gói, hỗ trợ từ tìm nguồn, đặt hàng đến hoàn thiện thủ tục nhập khẩu và vận chuyển hàng về kho tại Việt Nam.

Cụ thể, chúng tôi hỗ trợ:

• Tư vấn mã HS, thuế suất và các yêu cầu quản lý chuyên ngành cho từng loại linh kiện trước khi bạn đặt hàng.
• Order Taobao, mua hàng 1688, Tmall và hỗ trợ thanh toán hộ cho nhà cung cấp Trung Quốc.
• Vận chuyển Trung Việt đường bộ siêu nhanh
• Hỗ trợ khai báo hải quan, làm thủ tục thông quan theo đúng quy định.

Hiểu rõ thủ tục nhập khẩu linh kiện máy tính từ quy định về nhãn mác, mã HS, thuế đến hồ sơ và quy trình thực hiện sẽ giúp bạn hạn chế sai sót khi khai báo hải quan, tránh thiếu chứng từ hoặc bỏ sót yêu cầu hợp quy đối với mặt hàng thuộc diện quản lý. Chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu cũng giúp bạn chủ động hơn về thời gian thông quan và chi phí nhập hàng.

Nếu cần hỗ trợ từ khâu đặt hàng đến hoàn tất thủ tục hải quan, Chính Ngạch Pro cung cấp dịch vụ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc trọn gói, quy trình minh bạch, đầy đủ chứng từ và phù hợp với quy định hiện hành.